Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), dispoisisi surat adalah pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam suatu surat dinas, yang langsung dituliskan pada surat yang bersangkutan atau pada lembar khusus. Dalam lingkup administrasi perkantoran, istilah disposisi surat sudah sering terdengar.
Disposisi biasanya berisi tentang pendapat dari pejabat terkait urusan yang tercantum secara tertulis dalam sebuah surat. Urusan yang dimaksud meliputi kepentingan dinas, organisasi, dan keperluan lainnya. Karena keperluan yang tergolong formal inilah, disposisi surat perlu tanda tangan atau paraf asli sebagai tanda sahnya.
Inti dari disposisi berupa tindak lanjut dari surat masuk, sehingga disposisi perlu segera ditindaklanjuti. Setelah pegawai mengerjakan tugas dari atasan, pegawai perlu mengajukan disposisi pada pihak administrasi. Nantinya, bagian admin akan memberikan lembar disposisi. Biasanya disposisi surat diantar langsung oleh sekertaris pada pimpinan.
Seiring dengan perkembangan zaman, urusan administrasi perkantoran juga dipermudah dengan adanya teknologi. Urusan administrasi zaman dulu perlu dikerjakan secara manual dan membutuhkan banyak waktu. Namun, dengan kecanggihan teknologi saat ini membuat surat yang digunakan berupa surat elektronik.
Pentingnya Tracking Disposisi
Dengan memanfaatkan modernisasi teknologi, tracking disposisi surat menjadi lebih lebih mudah dan terarah. Sehingga bagian administrasi atau sekertaris tidak perlu mendatangi kantor pimpinan secara langsung. Hal ini juga dapat meminimalkan masalah internal kantor, seperti keterlambatan tindak lanjut disposisi.
Penggunaan teknologi dalam sistem disposisi surat juga lebih efisien karena sekertaris tidak perlu mondar-mandir menemui pimpinan dan menghindari surat yang terselip dan tidak terbaca. Dengan adanya teknologi, diposisi surat dapat diakses di manapun dan kapanpun.
Memanfaatkan teknologi juga memudahkan bagian administrasi dalam merekap surat masuk, surat keluar, dan disposisi surat. Hal ini dikarenakan tracking disposisi surat sudah tersimpan dalam database komputer.
Tracking disposisi surat dinilai sangat penting demi menghindari hal-hal yang tidak diinginkan dan dapat mempercepat proses tindak lanjut.
Kegunaan Disposisi Surat
Walaupun kegiatan persuratan telah diubah dari persuratan konvensional menjadi surat elektronik, sistem disposisi surat masih tetap ada mengingat pentingnya disposisi surat dalam perusahaan. Lantas, apa kegunaan dari disposisi surat tersebut?
Disposisi surat memiliki kegunaan dan fungsi untuk mengetahui petunjuk atau tindakan yang harus segera dilakukan oleh pegawai. Sistem disposisi surat bersifat segera, yang berarti perintah tersebut harus segera dilakukan dan dilaksanakan sesuai dengan petunjuk dan perintah.
Keberadaan disposisi surat juga membantu untuk mengetahui tanggapan dari surat masuk yang diterima serta mengetahui bagaimana tindak lanjut dari surat tersebut.
Disposisi surat pun berguna agar bagian administrasi mengetahui tindakan lanjutan yang perlu dilakukan dalam menangani surat masuk dan surat keluar sesuai instruksi dan perintah.
Demikian ulasan tentang sistem disposisi surat yang keberadaannya penting dalam perusahaan. Semoga bermanfaat.
