Berhubung kamu masih #dirumahaja dan melakukan physical distancing, kemungkinan besar rapat dan komunikasi dengan orang kantor akan dilaksanakan lewat video, entah itu Skype, WhatsApp Video, FaceTime atau Zoom. Untuk yang terakhir ini, alias Zoom yakni sebuah video conferencing service, saat ini berada di dalam daftar top free downloaded app di Apple Store.
Menurut sebuah laporan, pengunduhan aplikasi Zoom meroket sampai 1.270% antara 22 Februari sampai 22 Maret 2020. Wow! Penulis laporan ini juga mengatakan bahwa peningkatan drastis itu terjadi karena orang bekerja dari rumah akibat pandemik virus Corona. Ini artinya, sudah sebanyak 17,2 juta kali aplikasi tersebut diunduh di iOS dan Android. Mungkin kamu salah satu orang yang sudah mengunduhnya? Nah, berbicara rapat lewat video call, ada beberapa aturan tertulis yang wajib kamu tahu sebelum "join" di konferensi video tersebut. Tujuannya? Supaya rapat lancar dan kamu terhindar dari kejadian-kejadian yang tidak diinginkan. Berikut panduan rapat lewat video call.
Berpakaian Kasual, Tapi Tetap Sopan
Jika memungkinkan, ikuti aturan berpakaian kerja seperti yang sudah ditetapkan oleh kantormu. Kamu memilih untuk berpakaian lebih nyaman dari hari kerja? Silakan saja, tapi hindari menggunakan piama saat melakukan video conference.
Jangan Terlalu Memikirkan Background
Jika ada ruang kerja di rumah, maka kamu memang tidak perlu pusing memikirkan di mana tempat akan melakukan video call tersebut. Akan tetapi apabila tempat tinggalmu berukuran mini, tidak perlu pusing memikirkan suasana sekitarmu. Entah itu di dapur, di kamar tidur atau sofa, silakan saja. Satu yang harus diingat: pastikan latar belakangmu tidak menimbulkan banyak distraksi dan singkirkan barang-barang personal yang mungkin akan membuatmu malu.
Di sisi lain, jika kamu akan rapat video dengan klien penting, pastikan sekitarmu lebih rapi dan bersih untuk memberikan kesan yang positif.
Pastikan Lampu di Sekitar Ruangan Memadai
Sistem pencahayaan yang tepat adalah kunci agar penampilanmu terlihat lebih representatif dan orang lain bisa melihat wajahmu dengan jelas. Oleh karena itu, pastikan lampu di ruangan menyala atau coba duduk di dekat jendela agar wajahmu bisa terlihat dengan baik.
Kurangi Hal-Hal yang Bisa Mengganggu Kelancaran Rapat
Well, mungkin kamu adalah ratu multitasking. Tapi jika saat rapat lewat video dan kamu masih mencoba melakukan hal-hal lain pada saat yang bersamaan, sejujurnya hal tersebut agak menyebalkan. Dengan fokus pada rapat dan apa yang dikatakan oleh pihak lain, kamu menunjukkan rasa penghargaan kepada mereka.
Jadi, matikan notifikasi dan program lain yang bisa mengganggu kelancaran rapat. Dan aktifkan "mute button" jika kamu sedang tidak berbicara (tapi sedang mengunyah sesuatu).
Berikan Giliran Orang Lain untuk Berbicara
Sangat penting untuk membiarkan hanya satu orang bicara pada waktu tertentu untuk menghindari kebingungan. Saat rapat melalui video, kesulitan untuk mengerti perkataan orang lain akan lebih tinggi dibandingkan rapat langsung. Belum lagi jika sinyal internet sedang tidak stabil, maka percakapan akan lebih sulit dimengerti. Jadi, berikan orang lain waktu dan kesempatan untuk berbicara tanpa interupsi.
Sumber foto utama: Rawpixel.com
